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働くを考える

情報と機能の囲い込みが組織内に繁文縟礼的無駄な仕事を生む

組織論

昨今コラボレーションツール等の発展で改善は見えるものの、それでも組織内の情報や機能は特定の部署や個人に限定される傾向にあります。特定の部署しか閲覧できない情報、管理職しか申請できない依頼などが挙げられるでしょうか。そのため、業務を遂行する上でまず情報を探すところから始まったり、場合によっては情報の在り処を知っているとされる人物とコンタクトを取ったり、いざ依頼をしても権限がなく手戻りや余計な時間コストを消費することになったりするのも、よくある組織内の風景のように思います。ロールプレイングゲームならいざ知らず、企業という組織でこれらが行われれば、問い合わせや依頼を左から右へ回すだけの繁文縟礼的無駄な仕事やそれをこなす部署が生まれ、組織としての競争力が失われるのは必至です。

なぜか

ではなぜ情報や機能は限定される傾向にあるのでしょうか。根底には暗黙的にビジネスワークフローに則る働きがあるように思います。ではなぜワークフローに則るのでしょうか。それは、門戸を広く開け放つことによって生じる、大量の依頼や宛先間違い、解決困難な依頼等に対する防衛本能のように感じます。情報を獲得できる人、機能を利用できる人を限定することによって、トラブルを未然に防ぐ狙いがあるのでしょう。ワークフローによって負荷の制限を実現しているのです。しかし本来市場原理で言えば、多くの利用は喜ばしいことのはずですし、同じ組織内の部署間で攻防が繰り広げられるのは非常に勿体無いことでもあります。

何ができるか

大量の依頼に対応出来るために、「業務の断捨離」をして、自部署にとって最も得意とする業務を取捨選択し、それらをプライベートクラウドサービスのように誰でもどこでも使える状態を目指しましょう。依頼の窓口に当たるサービスのインターフェースをより強固なものにすることで、不用意な依頼を抑止できますし、構造化・画一化された依頼はシステムによる自動化への道筋も見えてきます。こうすることで無駄な仕事がなくなりコスト削減が実現され、依頼を受ける人もする人も満足でき、皆やりがいが持てる組織が実現できるのではないでしょうか。