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働くを考える

業務の断捨離で大企業病を克服しよう

働く上で、やりがいを大きく阻害するもの、それは知的創造活動ではない"タスク化"(作業化)してしまった仕事ではないでしょうか。ルールや伝統として引き継がれた"おまじないタスク"、誰のためのどんな価値があるのかわからないがやることになっているゾンビタスクなどがそれに当たります。タスク化してしまった仕事の弊害は多く、まず「やりがいが得られない」ことが挙げられますし、ゾンビタスクと記したように必要なことなのかわからないため、簡単に「消せない」こともそうでしょう。また、繁文縟礼的とも言える単体ではほとんど「価値がない」ような業務が平然と行われていたり、異なる部署で同等の業務が「重複している」可能性があったり、保守的になることから全く「改善されない」ことも挙げられます。これらの多くがいわゆる"大企業病"の症状とも取れる事象ばかりであることは、何かしらの因果を感じずには入られません。

業務の断捨離

そこで業務をひとつずつ整理整頓してみてはいかがでしょうか。業務の断捨離です。まずは大きくやりがいを感じられるような"知的創造活動の仕事"と、単純作業やルーチンワークといった"タスク化された仕事"に分けましょう。この時場合によっては、ひとつも"知的創造活動"箱に入らないこともあるかもしれませんが、部分的でもいいので何かを入れておくことをオススメします。いずれそれらがやりがいを感じられる知的創造活動の種になる可能性があるからです。"タスク化された仕事"に入った種々の業務を、今度は"捨てる"、"自動化"、そして"移管"に分けたいと思います。"捨てる"とは文字通り、その業務をある瞬間から止める、ということです。この行為はある種の自己否定を伴いますし、周囲から反発を受ける可能性もありますので困難なケースも考えられますが、実際の断捨離のコツがそのまま使えるかもしれません。発生数や頻度、発生期間などの閾値を設定すれば、決断の指標になるはずです。空いたリソースを使って、どんな知的創造活動をしようと事前にブレストしておくのも効果があるかもしれません。続く"自動化"とは、システムを活用して人手を介さずに実施できるようにすることです。そもそも繰り返し可能だということは、それはシステム的に自動化できるということに他なりません。Salesforceを始めとする特定の業務基幹システムをそのまま利用したり、kintoneなどの汎用的な業務支援サービスを使ってみたりするのもいいでしょう。知識と環境があるのなら当然自らアプリケーション等を構築すること(業務を(プライベート)クラウドサービス化する)も可能です。最後の"移管"とは、他部署に業務を引き渡すことです。責任放棄にも見えますし、難しい交渉が伴うようにも見えますが、多くの場合で結果的に意義のある行為となります。移管しようとしている業務が、すでにどこかで自動化されている可能性もありますし、今後知的創造活動として自動化しようとしている場合もあるでしょう。いくつかの部署と議論し、感触を得ることは大変意義深いように感じます。その過程で、"捨てる"の箱に入ることも珍しくありません。分類が終わったら全体を見回して、業務のコストや頻度、ネガティブな感情の量等を鑑みて、"捨てる"、"自動化"、そして"移管"の箱の中からチームとして取り組む業務を決め、実現に向けて動き出します。このような断捨離ワークショップをグループやチームで実施してみるのはいかがでしょうか。どの部分に無駄やモヤモヤを感じているのか、お互いに認識するだけでも何かのきっかけになるかもしれません。

業務のアップデートの重要性

日々、刻一刻とビジネス環境は変化しています。しかもそのスピードは年々早くなっているようでもあります。以前取り決めたことは間違いなく古くなります。断捨離を通じて適宜アップデートすることが、現場の人のやりがいを造成し、ビジネスの成功に近づく唯一の方法なのではないでしょうか。