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働くを考える

業務を捨てて、チームを軽量化する3つの方法

業務効率化

業務を新しく始めることはそんなに難しいことじゃないですよね。「とりあえずでいいからやってみようか」とか、「これやっといてくれる?」などから新しい仕事のひとつが始まることは良くありますし、頻繁にブレストと称したミーティングで現状の問題点を洗い出し、その解決を目指す新たなプロジェクトを立ち上げることもあるでしょう。マネージャーがどこからともなく仕事を見つけてくる場合もあります。それ自体は良いことだと思うのですが、意義や意図といったものが明確でなかったり、その業務の結果が計測できなかったりすると、時間とともにタスクだけが引き継がれた仕事、または伝統的に続く"おまじない"的な仕事、いわゆるゾンビタスクとしてチーム内に残り続け、モチベーションも得られないままチームが日々タスクに追われる状況に追い込まれる危険性があります。そういった業務を減らすことは簡単ではありません。なぜなら勝手には死なないからです。ゾンビですしね。しかしいつまでも変化もなく、同じことだけを繰り返すチームに未来はあるでしょうか。ないですよね。そこで業務を捨て、機動力のあるチームにする3つの方法を検討したいと思います。

3つの方法

業務のサービス化による見える化

業務をウェブ化する」でも述べたように、手持ちの業務をすべてウェブサービスのように扱います。窓口をウェブ化し、アクセス数や利用数、CVR(顧客が目的に到達した率)といった加点方式の指標をフィードバックに、ウェブマーケティング的な活動を通じて、顧客のニーズや定量的な利用状況を見える化するのです。そうすれば顧客がどのようなニーズを持っていて、何を期待しているのか、かなりハッキリ明確化できるはずです。

自問自答

上記の見える化で得た情報をもとに、チームで「結局我々は誰にどんな価値を与えることができるのか」について議論しましょう。その際に役立つのが、ジェイソン・フリード氏、ディヴィッド・ハイネマイヤー・ハンソン氏の著書「小さなチーム、大きな仕事」にある「やめたほうがいいものを考える」の一節にある問い群です。小見出しを以下に羅列します。

  • なぜ行うのか?
  • どういった問題を解決するのか?
  • これは本当に役立つのか?
  • なにか価値を加えているのか?
  • それは行動を変えるのか?
  • もっと簡単な方法はないのか?
  • かわりに何をすることができるのか?
  • 本当にその価値があるのか?

これらの問いはリーンスタートアップキャンバスやアジャイル開発のインセプションデッキのような、物事の本質を問い直す良い問題集ではないでしょうか。これらをヒントに、今のこのメンバーで、本当に価値があり、誰かにとって役に立つ、取り組むべき何かを議論してみてください。

成長見込みがあり注目に価する業務を作る

不思議なことに、「無くなる」という変化に対して、人は極度に嫌う傾向にあるようです。もしあなたが既存の業務を明日から取りやめると周知したとしたら、どこからともなく反発があるでしょう。中には今までほとんど関わりのなかった人も騒ぎ出す場合もあります。そういったネガティブな感情は拡散しやすく、物事の進展の妨げになる可能性もあります。そこで、捨てずに残した業務や新たに空いたリソースで取り組む業務を、成長の見込みがあり、多方面から注目に価する業務にする努力を重ねましょう。なるべくポジティブなニュースの発信を心がけ、「◯◯(成長業務)をやってるチームね」という印象を持ってもらえれば、より業務の整理は付きやすくなると思います。

生き残りを賭けた世界規模の戦い

組織内には不思議なくらい山のような業務があります。どこにどのようなものがあるのかも分からないくらいあります。しかもそれらはどれもパッとしないもののような気にさせられます。組織内業務なのだから仕方のないことなのでしょうか。クラウドサービスやSaaS化が進む昨今、世の中には部分的でありながらも、非常に巧く設計された業務系のサービスがたくさんあります。中にはあなたの業務と完全に競合しているものもあるでしょう。それらは他のサービスと有機的(システム的)に連携するなどしてその価値を高めています。それを尻目に組織内だから、コンプライアンスだから、伝統だからと油断していると、いつゲームルールが崩壊し、立場が危うくなるかも分かりません。生き残る意味でも、捨てて、伸ばしていきましょう。